Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnokrajowy program informatyczny wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który umożliwi przedsiębiorcom wystawianie i otrzymywanie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Opiera się na modelu poświadczeń (wymaga uwierzytelnienia i autoryzacji danej osoby w systemie). Po uwierzytelnieniu podatnika KSeF umożliwia przeglądanie, wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. W systemie poza podatnikiem może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika (np. konkretna osoba fizyczna lub biuro rachunkowe).

• Od kiedy obowiązuje KSeF?

W Polsce od 1 stycznia 2022 trwa okres przejściowy i przedsiębiorcy mogą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), który umożliwia wystawianie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Obowiązek wchodzi od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców. Korzystanie z systemu będzie obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy, który:

• jest czynnym podatnikiem VAT,
• jest zwolniony z podatku VAT,
• jest zidentyfikowany w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.



Wiąże się to ze złożeniem Zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (ZAW-FA).

Właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych nie mają obowiązku składania dodatkowych zgłoszeń w urzędzie skarbowym, aby móc skorzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Tacy przedsiębiorcy mogą zalogować się do KSeF korzystając z autoryzacji poprzez podpis zaufany (ePUAP) lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

• W jaki sposób złożyć ZAW-FA?

ZAW-FA można pobrać tu: zaw-fa-02-08.pdf. Należy je złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego elektronicznie (bezpośrednio poprzez www.ksef.mf.gov.pl) lub papierowo (do właściwego urzędu skarbowego).

• Jak wypełnić ZAW-FA?
• W pozycji 1. należy wprowadzić NIP podatnika.
  Uwaga! Pozycja 4. jest wypełniana w przypadku, gdy podatnik składa więcej niż jedno zawiadomienie ZAW-FA.
• W pozycji 5. należy wpisać właściwy Naczelnik Urzędu Skarbowego, do którego składamy druk.
• W pozycji 6. należy zaznaczyć „x” przy celu złożenia formularza (najczęściej jest to nadanie uprawnień).
  


• W pozycji 7. należy zaznaczyć „x” rodzaj podmiotu składającego zawiadomienie (najczęściej jest to podmiot niebędący osobą fizyczną).
• W pozycji 8. należy wpisać pełną nazwę przedsiębiorstwa (lub imię i nazwisko osoby fizycznej w przypadku zaznaczenia w pozycji 7. „osoba fizyczna”).
• W pozycjach od 9. do 17. należy wpisać adres siedziby (lub adres zamieszkania osoby fizycznej w przypadku zaznaczenia w pozycji 7. „osoba fizyczna”).
• W pozycjach 18. i 19. należy wpisać dane kontaktowe przedsiębiorstwa (lub dane kontaktowe osoby fizycznej w przypadku zaznaczenia w pozycji 7. „osoba fizyczna”).
  UWAGA! Pozycja 19. jest obowiązkowa.
  


• W pozycji 39. należy zaznaczyć „x” rodzaj identyfikatora podatkowego osoby, której nadajemy lub odbieramy uprawnienia do KSEF (najczęściej jest to PESEL) w przypadku zaznaczenia w pozycji 7. „podmiot niebędący osobą fizyczną”).
• W pozycji 21. należy wpisać NIP lub PESEL w zależności od pola zaznaczonego w pozycji 20. (najczęściej jest to PESEL właściciela).
• W pozycjach od 22. do 27. należy wpisać dane osoby, której nadajemy lub odbieramy uprawnienia do KSEF (administrator).
• W pozycjach 37. i 38. należy wpisać dane kontaktowe.
  UWAGA! Pozycja 38. jest obowiązkowa.
  


• W pozycji 39. należy wpisać dane identyfikujące podpis elektroniczny (SHA-256), jeśli ten nie zawiera ani NIP ani PESEL.
  UWAGA! Pole jest uzupełniane w przypadku, gdy w pozycji 6. zaznaczono „zgłoszenie danych identyfikujących podpis elektroniczny” lub w pozycji 20. zaznaczono „brak identyfikatora”.
  


• W pozycjach od 40. do 43. należy wpisać dane podmiotu lub osoby reprezentującej (najczęściej są to dane właściciela) wraz z podpisem.
  





Zainteresowane placówki medyczne i apteki zapraszamy do kontaktu!


Kamsoft Warmia Sp. z o. o. Olsztyn, ul. Wilczyńskiego 25E lok. 302 nr tel. 89 5337221, fax. 89 5236939, email: biuro@kamsoft.warmia.pl