W każdej firmie, której działalność oparta jest o handel, wyniki finansowe zależą od dwóch podstawowych czynników: ilości sprzedanych towarów oraz uzyskanej marży. Identycznie jest w aptekach. Co ciekawe na obydwa te czynniki główny wpływ ma końcowa cena leku dla pacjenta. Obniżając tę cenę możemy zwiększyć liczbę klientów, co przekłada się automatycznie na ilość sprzedanych towarów. Niestety równocześnie z ceną obniżamy również własną marżę. Czy da się jednocześnie obniżyć cenę i zwiększyć marżę? Tak. Rozwiązaniem jest zakup leków w niższych cenach.

Nie jest to jak wiadomo sprawa prosta. Oferty otrzymywane z hurtowni bardzo często się zmieniają. Ilość promocji organizowanych przez hurtownie i firmy farmaceutyczne jest ogromna, a ich warunki często są albo niezrozumiałe, albo na tyle skomplikowane, że ich szczegółowa analiza i samodzielne porównanie cen jest dość trudne.

W dniu dzisiejszym przygotowanie zamówień z takim podziałem na dostawców, który gwarantuje największe korzyści, może zająć aptece nawet kilka godzin. W tym czasie dla każdej pozycji zamówienia pracownik apteki musi przejrzeć wszystkie oferty i promocje, a następnie wybrać tę najtańszą. Jest to najprostsza forma optymalizacji zamówienia, która w pewnym stopniu jest skuteczna. Posiada jednak wiele wad, których w żaden sposób nie da się wyeliminować przy samodzielnej obsłudze. Ze względu na podobne problemy, optymalizację manualną można porównać do wprowadzania faktur zakupowych do systemu aptecznego. Czy ktoś wyobraża sobie ręczne wprowadzenie faktury posiadającej 200 pozycji? Poza czasem, który oczywiście trzeba na to poświęcić, możliwość wystąpienia pomyłki jest bardzo duża. Późniejsza poprawa takiego błędu zazwyczaj jest dosyć kosztowna.

Znając opisane wyżej problemy, m.in. z telefonicznych rozmów z farmaceutami, w systemie aptecznym KS-AOW opracowany został nowy moduł - Optymalizator zamówień. Jego zadaniem jest podział wcześniej przygotowanego zamówienia na kilka mniejszych zamówień do różnych dostawców, tak aby zakupić towar w jak najniższej cenie. Dzięki zastosowaniu w pełni automatycznego mechanizmu czas potrzebny na przygotowanie zamówień zostaje skrócony kilkukrotnie, zwiększając równocześnie skuteczność samej optymalizacji. Program przede wszystkim jest czuły na każde, najdrobniejsze zmiany cen, które mają duże znaczenie, nawet przy niewielkich zamówieniach. Optymalizator wybiera towary w cenie najniższej, a nie cenie niższej od średniej ceny rynkowej. To bardzo ważne. Samodzielnie przeglądana oferta może wydawać się dosyć atrakcyjna, jednak wcale nie oznacza to, że jest ona najlepsza. Co jednak najistotniejsze, optymalizator zawsze przegląda wszystkie oferty, wszystkie promocje, od wszystkich dostawców. Pod uwagę brane są te informacje, które zostały wprowadzone do systemu aptecznego, łącznie z wysokościami upustów czy umowami o obrotach. Dlatego tak ważne jest, aby posiadać aktualne oferty od jak największej liczby dostawców. Wtedy wyniki optymalizacji dają największe korzyści. W przypadku braku oferty dla danej pozycji zamówienia, przeglądane są również ceny z ostatnich dostaw. Nic nie zostanie pominięte. Przy samodzielnej obsłudze natomiast uwaga skupiona jest głównie przy lekach droższych, przy tych, które tej uwagi wymagają w większym stopniu i przy których poświęcenie dodatkowego czasu jest po prostu opłacalne.

Należy zwrócić jeszcze uwagę na bardzo ważną zaletę optymalizatora. A mianowicie na możliwość wyboru leków identycznych jak w zamówieniu, jednak z innej firmy farmaceutycznej. Taka właściwość wprowadza w optymalizacji zamówień zupełnie nową jakość, która pozwala w wielu przypadkach znacząco obniżyć ceny zakupu leków.

Optymalizator zamówień został umieszczony w module 12 Zamówienia -> Ctrl+3 Zamówienia. Jest dostępny pod klawiszem F6 Utwórz zamówienia. W ten sposób uruchamiana jest optymalizacja całej przygotowanej aptecznej listy braków. W przypadku, gdy zamówienia tworzone są samodzielnie, optymalizacja dokonywana jest po ich akceptacji przed wysyłką do hurtowni. Dzięki takiemu rozwiązaniu każde zamówienie zostanie dostosowane do potrzeb apteki.

Przy pierwszym uruchomieniu optymalizatora wyświetlony zostanie kreator, który przedstawi ogólne informacje na temat optymalizatora zamówień, sposób jego konfiguracji, a także możliwość przystąpienia do programu poprawy jakości mechanizmu optymalizacji. Ostatni element jest szczególnie ważny. Moduł optymalizatora jest cały czas rozbudowywany i udoskonalany. Dlatego tak pomocne są informacje o przebiegu procesu optymalizacji w rzeczywistych aptekach. Farmaceuci, którzy wyrażą zgodę na przesyłanie tych informacji, w dużym stopniu przyczynią się do poprawy jakości modułu optymalizatora oraz do jego niezawodności. Udział w rozwoju optymalizatora nie wymaga wykonania jakichkolwiek czynności. Wszystko zostanie wykonane automatycznie na zakończenie procesu optymalizacji.

Po zakończeniu pracy kreatora następuje przygotowywanie propozycji optymalizacji. Wyświetlane jest okno przedstawiające pozycje pogrupowane w zamówienia do różnych dostawców. Dla każdego zamówienia wyliczona zostaje kwota uzyskanych korzyści. U góry okna umieszczone jest podsumowanie wszystkich zamówień. Tak przygotowane zamówienia są jedynie propozycją. Uruchomienie optymalizatora nie spowoduje natychmiastowego podziału zamówienia. Zawsze wyświetlana jest propozycja na podstawie której, dopiero po ręcznej akceptacji, tworzone są gotowe zamówienia.