Podpis elektroniczny zrewolucjonizuje w najbliższym czasie wymianę dokumentów handlowych pomiędzy kontrahentami. W związku z rozporządzeniem z lipca 2005, odnośnie wprowadzenia tego rozwiązania, firma KAMSOFT wprowadziła na rynek produkt informatyczny KS-EDE, który spełnia wszystkie kryteria ustawy i umożliwia ewidencjonowanie dokumentów elektronicznych. Na podstawie wieloletnich doświadczeń został również opracowany standard dokumentów elektronicznych, który jest wykorzystywany w wymianie informacji.

PODPIS ELEKTRONICZNY
Zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów, możliwa jest wymiana dokumentów (np. faktur, korekt) tylko w postaci elektronicznej, bez konieczności generowania dokumentów papierowych. Konieczne jest jednak ich podpisywanie, dokładne ewidencjonowanie oraz przechowywanie w oryginalnej formie, w celu umożliwienia podglądu i kontroli przez Urząd Skarbowy.
Podpisywaniem dokumentów zajmują się autoryzowane centra certyfikacyjne. Po zarejestrowaniu podmiotu wydawana jest stosowna karta identyfikacyjna wraz z kodem PIN. Pakiet ten jednoznacznie identyfikuje osobę podpisującą dokument. Karty wydawane są imiennie z określonym terminem ważności. Każdy wystawiany dokument (np. faktura) musi zostać podpisany, z wykorzystaniem karty elektronicznej.
Podpisanie dokumentu to tylko jeden z etapów certyfikacji dokumentów. Opcjonalnie, możliwe jest także znakowanie dokumentu czasem, czyli zarejestrowanie w specjalnej bazie danych dokładnej daty wygenerowania dokumentu. Tak oznakowany dokument jest w pełni równoważny dokumentowi papierowemu.

Aby rozpocząć elektroniczną wymianę dokumentów z kontrahentami konieczne jest:

• •Zgłoszenie się do centrum certyfikacyjnego w celu uzyskania karty oraz PINu,
• •Podpisanie umowy z centrum znakowania czasem,
• •Zainstalowanie aplikacji wspierającej ewidencję dokumentów elektronicznych (np. KS-EDE),
• •Przesłanie między kontrahentami zgody na wzajemne korzystanie z możliwości podpisu elektronicznego.

KS-EDE, System Ewidencji Dokumentów Elektronicznych, jest konfigurowalnym programem, umożliwiającym obsługę dokumentów elektronicznych. W jego standardową funkcjonalność została wbudowana obsługa formatu KS-XML, zawierającego również wszystkie informacje dotychczas przenoszone w KS-TEKST. Dokumenty te mogą być podpisywane elektronicznie i znakowane czasem. KS-EDE może działać samodzielnie lub zostać zintegrowany z zewnętrznymi produktami informatycznymi (KS-HFW, KS-AOW, dowolne inne). W trakcie przyjmowania dokumentu elektronicznego możliwe jest zweryfikowanie poprawności danych oraz aktualności podpisu elektronicznego. Jeżeli dokument zostanie zaakceptowany możliwe jest jego zarchiwizowanie. Dzięki szczegółowemu logowaniu wszystkich wykonywanych operacji, mamy możliwość analizy historii dokumentu. KS-EDE pozwala na przechowywanie dokumentów poświadczających akceptację elektronicznej wymiany informacji (np. zeskanowane dokumenty, zdjęcia oryginałów). Dla każdego kontrahenta możliwe jest podanie okresu, w jakim możliwa jest wymiana, wraz ze specyfikacją, jakich typów dokumentów ona dotyczy.

Produkt informatyczny KS-EDE obsługuje kilka podstawowych kartotek:

• Systemy – program może współpracować z jednym programem, ale możliwe jest również stworzenie centralnego rejestru dokumentów elektronicznych, z którego będą korzystały wszystkie programy używane w firmie. Dodatkowo, wprowadzona została funkcjonalność, która zapewnia automatyczną integrację KS-EDE z ważniejszymi systemami KAMSOFT. Całość procesu podłączenia do jednego z systemów sprowadza się do podania nazwy użytkownika i hasła do bazy danych integrowanej aplikacji,
• Formaty dokumentów elektronicznych – standardowo KS-EDE obsługuje faktury w formacie KS-XML, jednak możliwe jest także wykorzystywanie tej aplikacji do obsługi innych formatów. Program został zaprojektowany tak, aby możliwe było wskazanie odpowiedniej biblioteki DLL do obsługi nowego rodzaju dokumentów (interfejs wymiany danych jest publiczny i dostarczany wraz z aplikacją). Od tego momentu są one traktowane tak samo jak KS-XML,
• Kontrahenci – kartoteka kontrahentów w KS-EDE może być rozbudowywana ręcznie, poprzez wprowadzanie klientów przez operatora. Wbudowano także mechanizmy automatycznej wymiany danych, dzięki czemu możliwe jest automatyczne wczytywanie pozycji przez mechanizm integracji. Do każdego z kontrahentów możliwe jest podpięcie akceptacji, czyli zgody na wymianę danych w formacie elektronicznych. Podczas weryfikowania poprawności podpisów, program automatycznie sprawdza aktualność akceptacji i w przypadku, gdy kontrahent nie akceptuje dokumentów, nie jest możliwe przetwarzanie dokumentu,
• Typy dokumentów – podobnie jak w kartotece kontrahentów, możliwe jest ręczne lub automatyczne rozbudowywanie tego słownika,
• Operatorzy – rozbudowany mechanizm operatorów i uprawnień pozwala bardzo szczegółowo kontrolować kompetencje operatorów. Każda z ważniejszych operacji w systemie kontrolowana jest uprawnieniem oraz rejestrowana,
• Opcje – KS-EDE jest w znacznej mierze konfigurowalny, tzn. możliwe jest samodzielne dostosowanie działania programu do potrzeb użytkowników, poprzez odpowiednie ustawienia opcji.

Dla wygody użytkowników wprowadzony został także moduł raportowania, który umożliwia szczegółową analizę wykorzystania aplikacji przez użytkowników, analizę danych zebranych w systemie oraz wiele innych. W module raportowania wykorzystywany jest KS-RAP, pozwalający na przeglądanie dowolnych raportów. Jego zaawansowana wersja umożliwia także tworzenie własnych raportów, co daje w zasadzie nieograniczone możliwości analityczne. W tej chwili KS-EDE działa na platformach ORACLE oraz Firebird. W najbliższym czasie planujemy rozszerzyć listę wspieranych baz danych o MS SQL i inne, zgodnie z potrzebami użytkowników.

KS-EDE został w pełni zintegrowany z wybranymi produktami informatycznymi tworzonymi w naszej firmie. Do najważniejszych należą KS-HFW (obsługa hurtowni) oraz KS-AOW (wspomaganie pracy aptek). Dane między tymi produktami informatycznymi a KS-EDE przesyłane są automatycznie. Certyfikowanie i kontrola poprawności dokumentów jest jednym ze standardowych procesów obsługi kontrahenta. Tak więc dobrodziejstwa związane z wprowadzeniem podpisu elektronicznego są dostępne dla użytkowników naszych systemów już dziś.

System KS-EDE może zostać zintegrowany z dowolnym systemem informatycznym, pracującym na dowolnej platformie bazy danych. Wraz z oprogramowaniem dostarczane są odpowiednie pliki umożliwiające spięcie programów zewnętrznych z KS-EDE. Dzięki temu każdy dostawca oprogramowania może wykorzystać program jako rozszerzenie swojego produktu. W pakiecie dostarczany jest komplet dokumentacji: instrukcja użytkownika, instrukcja administratora oraz opis, w jaki sposób możliwe jest zintegrowanie KS-EDE z dowolną aplikacją. Przygotowane zostały także przykładowe biblioteki, obrazujące, w jaki sposób przystosować dowolny format dokumentów elektronicznych do współpracy z KS-EDE.