Zwalidowany system KS-HFW VE powstał, aby zgodnie z zapisami Prawa Farmaceutycznego zapewnić możliwość obsługi procesu zamawiania, dostawy, przyjmowania, przechowywania, wydawania oraz wysyłki towarów w sposób zgodny z Dobrą Praktyką Dystrybucyjną, ze szczególnym uwzględnieniem wymagań dotyczących produktów leczniczych.
System KS-HFW VE jest gotowy do wykorzystania w procesie walidacji GDP (Good Distribution Practice) w HURTOWNIACH FARMACEUTYCZNYCH.
Zastosowanie najnowszych rozwiązań oferowanych przez technologie firmy Oracle oraz zastosowanie nowoczesnych narzędzi projektowych i programistycznych pozwoliło na opracowanie nowoczesnego systemu informatycznego, który w kompletny sposób zaspokaja potrzeby zarówno średnich, jak i dużych firm zajmujących się hurtową dystrybucją towarów. Bazując na wieloletnim doświadczeniu oraz stałej współpracy z hurtownikami KAMSOFT zbudował narzędzie, które jest czymś więcej, niż tylko kolejnym produktem informatycznym dla hurtowni.
KS-HFW VE jest standardowo wyposażony w moduł podstawowy KS-BLOZ, czyli tzw. Ogólnopolską Bazę Leków i Środków Ochrony Zdrowia. Podstawowym zadaniem tej bazy jest ujednolicenie numeracji towarów, która pozwala na elektroniczną wymianę danych oraz prowadzenie szeregu analiz statystycznych i monitorowania struktury sprzedaży. Dzięki zastosowaniu mechanizmu replikacji hurtownia posiadająca produkt informatyczny KS-HFW VE oraz połączenie z Internetem uzyskuje możliwość aktualizacji KS-BLOZ na bieżąco (np. codziennie) zapewniając w ten sposób najświeższe dane.
Zwalidowany System KS-HFW VE powstał na bazie systemu KS-HFW, który od wielu lat wspiera działalność hurtowni farmaceutycznych w Polsce i poza funkcjonalnościami tego systemu posiada funkcjonalności ściśle odpowiadające wymogom Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej stawianym systemom skomputeryzowanym.
Poniżej przedstawiamy elementy systemu, które są najbardziej istotne w świetle nowych zasad Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej:
obsługa kwalifikacji dostawców oraz kontrola ich uprawnień do dostarczania produktów leczniczych należących do poszczególnych kategorii farmaceutycznych;
pełna ewidencja serii i dat ważności produktów leczniczych oraz pełna kontrola w zakresie wszystkich rejestrowanych przez system operacji dotyczących przechowywania oraz dystrybucji produktów leczniczych;
wspomaganie w rejestrowaniu przebiegu wdrożonych w hurtowni procesów postępowania (w szczególności procesu przyjmowania i wydawania produktów leczniczych);
obsługa działań dotyczących podejrzenia wprowadzenia do legalnego łańcucha dystrybucji sfałszowanych produktów leczniczych;
możliwość stosowania procedur postępowania umożliwiających skuteczne wstrzymywanie lub wycofywanie produktu leczniczego z obrotu;
możliwość generowania raportów dla ministerstwa dotyczących wielkości obrotu produktami leczniczymi;
System standardowo jest wyposażony w podstawowy moduł bazy BLOZ (czyli tzw. Ogólnopolską Bazę Leków i Środków Ochrony Zdrowia) z możliwością jej automatycznej aktualizacji (poprzez system KS-SEW). Podstawowym zadaniem tej bazy jest ujednolicenie numeracji towarów co zapewnia możliwość elektronicznej wymiany danych oraz wsparcie przy dokonywaniu przecen leków urzędowych zgodnie z ogłaszanym cyklicznie przez Ministra Zdrowia wykazem leków refundowanych.
W obszarze poszczególnych modułów system KS-HFW VE został rozbudowany o następujące funkcjonalności:
ZAMÓWIENIA
obsługa kwalifikacji dostawców;
kontrola uprawnień dostawców na dostarczanie poszczególnych kategorii produktów leczniczych;
kontrola zamówień w procesie przyjęcia dostawy produktów leczniczych.
PRZYCHÓD
obsługa rejestru dostaw i karty dostawy (rejestrowanie przewoźnika, kierowcy, kontrola warunków transportu oraz stanu przewożonych produktów leczniczych w poszczególnych komorach ładunkowych pojazdu, rejestrowanie liczby opakowań transportowych);
automatycznie generowane zastrzeżenia zwrotu do dostawców;
automatycznie generowane reklamacje do dostawców na podstawie wykrytych odchyleń i rozbieżności w dostawie;
automatyczny podział dostawy na lokalizacje, z uwzględnieniem specyficznych lokalizacji dla zakwestionowanych partii towarów;
automatyczna wycena towarów z zachowaniem reguł kontroli cen zbytu dla produktów leczniczych z ceną urzędową zgodnie z wymogami Ustawy refundacyjnej;
automatyczna kontrola warunków handlowych na podstawie zarejestrowanej umowy z dostawcą;
obsługa zwalniania poszczególnych partii dostawy towaru do sprzedaży (przez Dział Jakości oraz inne działy przedsiębiorstwa).
MAGAZYN
konfiguracja struktury magazynu w celu zapewnienia odpowiednej organizacji przepływu strumienia towarowego w świetle nowych zasad Dobrej Praktyki Dystrybucji (lodówka, mroźnia, towary niebezpieczne, itp.) wraz z kontrolą rozkładania towarów na lokalizacjach ściśle dla nich przeznaczonych;
obsługa przyjęcia towarów na magazyn: rejestrowanie rozbieżności i odchyleń w dostawie, podział dokumentu przychodu na dokumenty przyjęcia dotyczące poszczególnych magazynów, obsługa pól odkładczych, pełna rejestracja kto i kiedy sprawdził partię towaru w komorze przyjęć i rozłożył na wskazanej lokalizacji magazynowej;
obsługa procesu anulowania WZ (dekompletowanie dokumentu WZ, rejestrowanie faktu odłożenia towaru na danej lokalizacji);
realizacja wydania towarów z magazynu zapewniająca etapową obsługę dokumentów WZ (kompletacja / kontrola / pakowanie/ przekazanie do spedycji) wraz z pełną rejestracją czasu pracy operatorów wykonujących poszczególne operacje;
obsługa rozbieżności skompletowanego towaru w ramach danego dokumentu WZ z zachowaniem ustawowych wymagań i restrykcji (zmiana serii wydawanego towaru tylko i wyłącznie w ramach serii dostępnych na magazynie);
możliwość rejestrowania czynności przekazania odpowiedzialności za skompletowany i spakowany towar z obszaru magazynowania do obszaru ekspedycji;
systemowa i zautomatyzowana obsługa procedury wstrzymania i wycofania z obrotu produktu leczniczego/ wyrobu medycznego na podstawie decyzji Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego (GIF);
automatyczna przecena produktów leczniczych zgodnie z wykazem leków refundowanych ogłaszanym przez Ministra Zdrowia;
w zakresie obsługi magazynu za pomocą urządzeń bezprzewodowych system KS-HFW VE współpracuje z systemem KS-OMB VE.
ROZCHÓD
rejestr zamówień klientów, każde zamówienie klienta wchodzące do systemu niezależnie od źródła jego powstania jest zapisywane w rejestrze w celu zapisania informacji o faktycznej (pierwotnej) ilości zamówionych produktów;
obsługa odmów realizacji zamówienia klienta zgodnie z obowiązującym Prawem Farmaceutycznym;
automatyczna kontrola uprawnień odbiorców w trakcie realizowania zamówienia klienta (automatyczna weryfikacja obszaru dystrybucji oraz zezwolenia na zakup poszczególnych kategorii produktów leczniczych);
obsługa pozwoleń czasowych na sprzedaż towaru spoza obszaru dystrybucji klienta;
automatyczna weryfikacja, czy dany produkt leczniczy jest zarejestrowany do obrotu na terenie RP i czy nie upłynął termin ważności świadectwa rejestracyjnego;
automatyczna weryfikacja, czy dany towar lub jego partia o określonej serii nie podlega procedurze wycofania lub wstrzymania, zainicjowanej przez lokalne lub centralne służby nadzoru farmaceutycznego;
automatyczna weryfikacja cen sprzedaży pod kątem zachowania reguł kontroli cen zbytu dla produktów leczniczych z ceną urzędową zgodnie z wymogami Ustawy refundacyjnej.
SPEDYCJA
obsługa listów przewozowych (listy zbiorcze, ogólne, cząstkowe dotyczące poszczególnych odbiorców);
obsługa przewoźników i kierowców;
obsługa osób upoważnionych do odebrania towaru wraz z kontrolą ważności ich upoważnień;
kontrola ładowności pojazdów;
kontrola uprawnień do przewozu towarów niebezpiecznych na poziomie kierowcy oraz pojazdu.
OBSŁUGA MAGAZYNU BEZPRZEWODOWEGO KS-OMB VE
Dzięki możliwości wykorzystania bezprzewodowych urządzeń PALMTOPÓW system KS-HFW VE umożliwia:
Szybki dostęp do informacji o stanach magazynowych oraz przegląd danych towaru na podstawie KS-BLOZ
Kodowanie pólek, towarów za pomocą kodów kreskowych
Rozkładanie oraz wydawanie towaru za pomocą skanowania towaru i półki
Obsługę remanentu.
Wszystkie wymienione powyżej operacje odbywają się szybko i sprawnie gdyż, palmtopy współpracują na bieżąco z systemem (nie wymagają pobierania i wczytywania danych do bazy) i umożliwiają wykonywanie tych czynności w dowolnym miejscu hurtowni.
SERWER ELEKTRONICZNEJ WYMIANY DANYCH KS-SEW
Wielozadaniowy serwer komunikacyjny KS-SEW to przede wszystkim sprawdzona i wydajna wymiana danych z aptekami używającymi dowolnego programu aptecznego (automatyczne zamówienia, oferty, poczta elektroniczna) oraz hurtowniami i importerami leków. Dodatkowo serwer komunikacyjny odpowiada za automatyczną i zupełnie bez obsługową aktualizację KS-BLOZ w hurtowni i możliwość przesłania modyfikacji do aptek. Umożliwia on również przesyłanie danych dla księgowości z oddziałów do centrali.
DALSZY ROZWÓJ
System KS-HFW VE jest na bieżąco modernizowany na życzenie klientów i dostosowywany do zmieniających się przepisów dotyczących dystrybucji leków. Zapis ten nie oznacza, że funkcjonalność obejmuje wszystkie dopuszczalne prawem przypadki a jedynie, że dostępna funkcjonalność działa zgodnie z obowiązującym prawem.
