KS-BDO

DODO czyli Dokumentacja Ochrony Danych Osobowych

Stworzenie Polityki Bezpieczeństwa Danych Osobowych jest ustawowym obowiązkiem każdego podmiotu przetwarzającego dane osobowe, ale dopiero jej wdrożenie oraz przestrzeganie zasad zawartych w dokumentacji BDO gwarantuje pełne bezpieczeństwo przetwarzanym Danym Osobowym.


Jednym z zaleceń wynikających z BDO jest dbanie o aktualny stan stworzonej dokumentacji. Dotychczas takie możliwości mieli jedynie certyfikowani Konsultanci BDO, którzy na wniosek właścicieli placówek dokonywali uaktualnienia istniejącej dokumentacji BDO. Aby umożliwić użytkownikom końcowym obsługę przygotowanej dokumentacji Bezpieczeństwa Danych Osobowych powstał moduł DODO ( Dokumentacja Ochrony Danych Osobowych ). Najważniejszą cechą modułu jest obsługa dokumentacji bezpieczeństwa Danych Osobowych bezpośrednio z poziomu systemu informatycznego (w przypadku KS-AOW to moduł 41 Administrator, dla KS-PPS także moduł 41 Administrator, oraz dla KS-SOMED moduł 52 Kartoteki).

Moduł DODO umożliwia zarządzanie dokumentacją, która została utworzona na etapie wdrożenia BDO, w szczególności dodawanie, drukowanie dokumentów. Pozwala to na bieżące utrzymanie i aktualizację dokumentacji Bezpieczeństwa Danych Osobowych w części dotyczącej personelu (medycznego/farmaceutycznego). W ramach tej dokumentacji znajdują się min. oświadczenia o zachowaniu poufności, upoważnienia do przetwarzania danych osobowych i inne, które zawsze są dostępne z poziomu tego modułu.

 
Zasilenie grona pracowników do niedawna wiązało się z koniecznością ręcznego przygotowania dla niego dokumentacji BDO. Jednak aktualnie nie jest to konieczne dzięki modułowi DODO ponieważ po dodaniu pracownika dokumentacja ta generuje się automatycznie. Ponadto podczas dodawania nowego użytkownika za sprawą modułu DODO będzie można wybrać z listy pomieszczenia, do których ma mieć dostęp. Wówczas dokumentacja również zostanie automatycznie zaktualizowana. Podobnie wygląda sytuacja gdy usuwamy użytkownika z systemu, wówczas automatycznie generują się dokumenty odbierające upoważnienie dostępu do danych osobowych.

Ponadto umożliwiono definiowanie okresów czasu w zakładce „Upoważnienia”, kiedy to pracownik ma posiadać uprawnienia do przetwarzania Danych Osobowych oczywiście z ramach danej apteki lub przychodni.

Dodatkowo umożliwiono przeglądanie rejestru upoważnień, które jest jednym z obowiązków stawianym Administratorom Danych Osobowych. Wszystkie wymagane dokumenty generują się automatycznie i są dostępne w Module DODO.

Drugą z nowości jest weryfikacja aktualizacji dokumentacji. Każdorazowo podczas uruchomienia modułu DODO w KS-AOW, KS-SOMED itd. następuje kontrola obszarów przygotowanej dokumentacji Bezpieczeństwa Danych Osobowych pod kątem zmian legislacyjnych oraz zmian w systemie informatycznym, Po zakończonym procesie weryfikacji, wyświetlony zostanie raport, który określa czy dokumentacja wymaga aktualizacji.

W powyższym tekście zaprezentowano jedynie najważniejsze funkcjonalności nowego modułu dostępnego dla użytkownika, w przypadku pytań prosimy kontaktować się z najbliższym konsultantem BDO. Jednocześnie przypominamy o obowiązku posiadania wdrożonej dokumentacji BDO, która jest podstawą działania opisywanego modułu.